Многие солидные компании когда-то начинали устройство собственного офиса с небольших площадей, при условии, что на аренду имелись деньги. Даже сейчас часто в качестве стартовой «производственной площадки» используют жилое помещение, приспособленное для работы одного или нескольких сотрудников. По сути, при обустройстве мини-офиса много зависит от задач или профессиональной направленности деятельности. Поэтому говорить об однозначном подходе при проектировании маленького офиса не приходится.
Возможные варианты
Многие виды деятельности не требуют содержания офиса — тот же средний или малый бизнес, не говоря о частных предпринимателях или семейных предприятиях. Но есть и такие примеры, когда компания с многомиллионным оборотом содержит штат в несколько человек. Вот для них и нужен мини-офис, который позволяет существенно уменьшить накладные расходы.
Существует два подхода при обустройстве маленького офиса. И хотя между ними есть промежуточные варианты, они, по сути, являются «полюсами».
Первый — это офис, характерный для начинающего предприятия. Есть идеи, бизнес-проект, даже начальный капитал, но нет сформированного штата сотрудников, а главное, устойчивого круга клиентов (заказчиков). В этом случае можно арендовать небольшое помещение с выгодным расположением. Этот вариант также приемлем для небольших адвокатских или нотариальных контор, туроператоров, риелторов, компаний, работающих в сфере IT-технологий.
У всех этих вариантов есть общее — важно, чтобы сотрудники могли тесно взаимодействовать между собой. У сформированной команды это необходимо для продуктивной работы, у начинающей — такой подход поможет быстро выйти на оптимальный уровень функционирования, а также даст возможность молодым специалистам перенять опыт у профессионалов.
Такие офисы должны также иметь хорошие представительские качества, важные для привлечения клиентов, но, главное, они обязаны быть максимально комфортными для сотрудников. И необязательно прибегать к услугам бизнес-центров класса А в центре города, можно ограничиться предложениями с более доступными расценками.
Другой вариант — мини-офис, для которого в приоритете представительские функции и наличие всей инфраструктуры, необходимой для успешной деятельности в условиях современного бизнеса. Речь о полном комплекте таких услуг, как секретарское, курьерское и почтовое обслуживание, IT-поддержка, правовая и бухгалтерская помощь, охрана, уборка помещений. Другими словами, такой офис будет иметь весь сервис, какой только возможен у крупной компании с собственным штатом обслуживающего персонала. И в этом случае необходима аренда помещения в специализированном центре.
Можно упомянуть еще одно направление предпринимательской деятельности, при котором достаточно иметь мини-офис. Это временные проекты с привлечением сотрудников разных специальностей от компаний-участниц проекта (или нанятых на контрактной основе).
Но у всех вариантов есть общая черта — оборудовать офис придется под конкретные задачи и с учетом «специфики» коллектива.
Задачи и специфика
Что же такое мини-офис? Если предполагается только работа с документами или их электронными аналогами, то можно ограничиться устройством рабочих мест и созданием максимально комфортных условий для персонала. Конечно, с учетом рода деятельности, возраста, пола, региональных особенностей и прочих характеристик коллектива сотрудников, как социальной группы, которые сейчас принято называть одним термином — менталитет. То есть, такой мини-офис можно рассматривать как «набор» индивидуальных рабочих мест, разработанных в едином «компромиссном» стиле с учетом требований эргономики.
Если по роду деятельности компания продает или продвигает на рынке товары и услуги, то неизбежен прием посетителей: клиентов, заказчиков, партнеров. И в этом случае нужно оборудовать офис так, чтобы он был «узнаваем», то есть обязательно наличие корпоративной символики, атрибутов и аксессуаров. Другими словами, помимо функциональности важны представительские функции.
Говорить о важности «правильного» освещения, наличия систем вентиляции, кондиционирования и отопления излишне. Это обязательные требования для любого производственного или офисного помещения.
Даже при ограниченных возможностях, следует помнить, что на работе сотрудники проводят значительную часть своей жизни. Поэтому обязательно наличие «бытового» уголка — мини-кухни, где можно было бы хранить продукты, приготовить чай или кофе, разогреть готовое блюдо. Не зря современные промышленные дизайнеры часто оформляют небольшие офисы как студию, в которой есть практически все зоны жилого помещения: кабинет, гостиная и мини-кухня. А если учесть, что большинство приемов по визуальному увеличению ограниченного пространства общие, то только преобладание «рабочих мест» над остальными зонами указывает на производственное назначение комнаты.
